Sistem Pencatatan Kas Kecil Dana Tetap Dan Dana Tidak tetap

Sistem Pencatatan Kas Kecil Dana Tetap Dan Dana Tidak Tetap

A. Definisi Kas

Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

Kas tidak selalu berbentuk uang yang ada didalam perusahaan, tabungan maupun rekening giro di Bank juga dikategorikan sebagai kas. Surat berharga yang memiliki jatuh tempo kurang dari 3 bulan disetarakan dengan kas, sebab surat berharga tersebut dapat segera dicairkan dalam waktu dekat dan dapat dijadikan sebagai alat pembayaran.

Laporan keuangan konsolidasi perolehan perusahaan induk dan anak makalah akuntansi - Pada dasarnya, kas yang tersimpan di perusahaan jumlahnya relatif sedikit. Karena mengingat resiko dan pengendaliannya, kas lebih banyak disimpan dalam bentuk tabungan atau rekening giro. Selain memperoleh bunga dari tabungan, menyimpan kas di Bank juga lebih aman. Bahkan pembayaran gaji karyawan sudah beralih menjadi transfer ke rekening khusus yang disediakan untuk pembayaran gaji.

Kas yang berada di perusahaan hanya digunakan untuk kepentingan-kepentingan kecil saja. Sedangkan untuk pembayaran yang memerlukan kas besar, biasanya perusahaan menggunakan cek. Tidak semua bisa dibayar dengan cek, dan tidak semua pula bisa dibayar dengan kas yang tersimpan diperusahaan. Misalnya: Perusahaan mau beli persediaan kopi di warung, pastinya menggunakan bayarannya dengan uang tunai, apabila pembayarannya pakai cek pastinya tidak dilayani oleh pihak warung. Dan untuk memudahkan manajemen kas, biasanya perusahaan akan membentuk dana yang disebut Kas kecil.


B. Kas Kecil (Petty Cash)

Apa itu kas kecil? Apa ukuran uangnya juga lebih kecil dari uang pada umumnya? Tentunya tidak sobat. Yang dimaksud dengan kas kecil adalah kas yang jumlahnya relatif sedikit dan digunakan untuk kepentingan operasional perusahaan yang memerlukan pengeluaran sedikit. Misalnya untuk membeli perlengkapan kantor, uang ongkos transport, uang untuk sumbangan dll.

Petty Cash (Kas kecil) memiliki beberapa karakteristik yaitu:

• Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan. 
• Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

Sistem Pencatatan Kas Kecil Dana Tetap Dan Dana Tidak Tetap

Sistem Pencatatan Kas Kecil

Untuk membentuk dana kas kecil terdiri dari dua sistem atau metode, metodenya adalah sebagai berikut:
1. Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)
2. Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah)

Penjelasannya:

1. Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut.

Kelebihan pada Sistem Dana Tetap:

1. Dapat diketahui jumlah pengeluaran per pos/akun tiap periode, sehingga dapat berfungsi sebagai alat kontrol dalam penggunaan dana. 
2. Pimpinan atau pun pengelola kas kecil akan hati-hati dalam menggunakan kas kecil, mengingat tidak ada penambahan dana di tengah periode. 
3. Memudahkan bendahara untuk menentukan perkiraan jumlah dana per unit usaha tiap periode, karena jumlah dana awal selalu sama. 

Kelemahan pada Sistem Dana Tetap adalah:

1. Saldo kas kecil tidak mudah diketahui, karena saldo baru dapat dilihat pada akhir periode ketika pengisian kembali. 
2. Jika terjadi kekurangan dana sebelum akhir periode, hal itu akan menjadi masalah, karena tidak ada penambahan dana di tengah periode. Karena itu pemegang kas kecil harus hati-hati dalam pemakaian dana. 

2. Sistem dana Berubah / Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)

System ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih.

Kelebihan pada Sistem Dana Fluktuasi:

1. Pengeluaran kas kecil yang terjadi langsung dibukukan oleh kasir kas kecil, sehingga saldo kas kecil dapat langsung diketahui sewaktu-waktu. 
2. Jika terjadi kekurangan dana di tengah periode, bisa dilakukan penambahan dana kas kecil. 
3. Dapat meringankan beban pekerjaan akuntan karena penjurnalan langsung dilakukan oleh kasir kas kecil saat terjadi transaksi kas kecil.

Kelemahan pada Sistem Dana Fluktuasi:
Pengelolaan dana kas kecil yang kurang efisien atau terjadi pemborosan karena kurangnya sikap hati-hati kasir kas kecil dalam pengelolaan dananya.

Perbedaan Jurnal

Perbedaan antara jurnal imprest fund system dengan jurnal fluctuation fund system
Perbedaan antara sistem imperest dan fluktuasi:

Pengadaan Kas Kecil (metode imperest fund)
Petty cash          xxxx
     Cash in bank            xxxx

Pengadaan Kas Kecil (metode fluctuating fund)
Petty cash          xxxx
     Cash in bank            xxxx

Penyaluran Kas Kecil untuk Bi Rutin (metode imperest fund)
Tidak ada pencatatan.

Penyaluran Kas Kecil untuk Biaya Rutin (metode fluctuating fund)
Beban air            xxxx
Beban telepon      xxxx
      Kas kecil                xxxx

Pengisian Kembali Kas kecil (metode imperest fund)
Beban-beban        xxxx
     Cash in bank          xxxx

Pengisian kembali kas kecil (metode fluctuating fund)
Petty cash           xxxx
     Cash in bank          xxxx


Contoh soal dan perhitungan kas kecil

Seorang karyawan pada sebuah perusahaan diberi tugas mengelola dan menjaga kas kecil dan diserahi uang dalam jumlah sedikit untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil. Perusahaan menggunakan sistem Imprest untuk mengelola kas kecil dan kas kecil di isi kembali setiap tanggal 10, berikut adalah catatannya:
Pada tanggal 1 April, perusahaan membentuk dana kas kecil sebesar 1.000.000
Pada tanggal 10 April pemegang dana kas kecil memiliki bukti pengeluaran kas kecil sebagai berikut: 
Tanggal 3 April ditemukan Nota pembelian perlengakapan kantor senilai 500.000
Tanggal 5 April ditemukan Memo pengadaan dan pertemuan dengan total biaya 200.000
Tanggal 7 April ditemukan Bukti resi pengiriman persedian senilai 100.000
Sisa uang tunai yang ada sebesar 150.000

Diminta:
Buatlah jurnal yang diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

Penyelesaian:
Tanggal 01 April
Kas Kecil         1.000.000
      Kas                                                  1.000.000       
                      
Ketika pengeluaran terjadi, pemegang kas kecil mengumpulkan bukti transaksi dan tidak ada jurnal yang dibuat oleh bagian akuntansi
                      
Tanggal 10 April
Beban perlengkapan               500.000
Beban angkut penjualan        100.000
Beban administrasi                   200.000
Selisih Kas                                       50.000
     Kas                                                                              850.000       

Jika dianggap bahwa dana kas kecil dinilai terlalu besar, maka kas kecil dapat diturunkan jumlahnya dengan membuat penyesuaian:
Tanggal 10 April
Kas         100.000
     Kas Kecil         100.000       

Rekening Selisih Kas:
Digunakan jika ada kelebihan/kekurangan kas yang tidak didukung bukti. Misalnya beli rokok sebatang diwarung tidak dikasih nota ama empunya warung.

Catatan:
Sisi Debit digunakan untuk mencatat selisih kurang.
Sisi Kredit digunakan untuk mencatat selisih lebih.


Perbedaan Saat Pembelanjaan Kas Kecil

Perbedaan antara sistem imperest dan fluktuasi saat pembelanjaan kas kecil.
Pembelanjaan kas kecil dengan menggunakan metode imperest tidak memerlukan jurnal. Yang diperlukan hanyalah membuat bukti pembayaran yang akan dijadikan bukti pengeluaran kas. Sedangkan dengan menggunakan metode fluktuasi harus dibuat jurnal yang disesuaikan dengan biayanya.


Perbedaan Saat Pengisian Kembali Kas Kecil

Perbedaan antara sistem imperest dan fluktuasi saat pengisian kembali.
Pengisian kembali menggunakan metode imperest disesuaikan dengan rekening buku besar, pengisian harus tepat dengan kebijakan perusahan dan dibuat sama dengan jumlah kas kecil ketika pertama dibentuk. Sedangkan pengisian dengan metode fluktuasi disesuaikan dengan kebutuhan.

Demikian pembahasan artikel mengenai sistem pencatatan kas kecil dana tetap dan dana tidak tetap, semoga dengan pemahaman artikel ini anda semakin memahami tentang akuntansi untuk sistem pencatatan kas kecil dana tetap dan perbedaannya. Terimakasih atas kunjungannya dan semoga bermamfaat.